Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), Hamburg
Werde die rechte Hand unserer Geschäftsführung
Wir suchen eine Assistenz für Carl und Lars, unsere beiden Geschäftsführer, und für unser Leadership-Team. Eine Mischung aus persönlicher Assistenz, Sekretariat und Backoffice.
Carl Weische · Gründer erklärt die Rolle in 3 Minuten
Unsere Kunden
Mit diesen Brands haben wir gearbeitet:
Bei dir läuft alles zusammen.
Carl und Lars.
Mit unseren beiden Geschäftsführern arbeitest du am engsten zusammen. Du kennst ihre Woche, nimmst ihnen Termine, Reisen und Organisation ab und weißt, was als Nächstes dran ist.
Das Leadership-Team.
Auch Niklas, Burak und Ken unterstützt du: bei Terminen und Reisen, beim Team-Event und bei den Leadership-Retreats.
KI-Agenten als Zuarbeit.
Jeden Abend stellt ein Agent die Action Items aus den Calls zusammen, ein zweiter sortiert das Postfach und schreibt Antworten vor. Du machst daraus erledigte Aufgaben: anrufen, buchen, nachfassen.
Deine Aufgaben
Persönliche Assistenz, Sekretariat und Backoffice in einer Stelle.
Kalender und Termine.
Du führst die Kalender von Carl und Lars: Termine anfragen, legen und nachhalten, Serien pflegen, Überschneidungen früh auflösen. Auch für das Leadership-Team legst du Termine.
Postfach und Korrespondenz.
Du hältst das Postfach der Geschäftsführung sauber. Entwürfe schreibt ein KI-Agent vor, du prüfst, ergänzt und schickst ab, was freigegeben ist, und fasst nach, wenn eine Antwort ausbleibt.
Reisen.
Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen und Umbuchungen für die Geschäftsführung und das Leadership-Team. Wird ein Flug gestrichen, liegt die Lösung bereit, bevor jemand danach fragt.
Buchhaltung und Lohnabrechnung.
Vorbereitende Buchhaltung und Lohnabrechnung: Rechnungen, Zahlungseingänge, Belege sammeln und an die Steuerkanzlei geben. Dazu Verträge per DocuSign versenden und nachhalten.
Büro, Team-Event und Retreats.
An deinen Bürotagen bist du in Hamburg die Ansprechperson: Post, Pakete, Dienstleister, Empfang. Du organisierst das Team-Event und die Leadership-Retreats. Zwei bis vier Events im Jahr bist du selbst dabei.
Persönliche Aufgaben.
Auch Persönliches für die Geschäftsführung gehört dazu: Termine, Geschenke, Besorgungen, Handwerker.
So sieht eine normale Woche aus.
- Montag. Wochenplanung mit Carl und Lars, Termine für die Woche anfragen und legen, Korrespondenz mit der Steuerkanzlei.
- Dienstag. Rechnungen und Zahlungseingänge prüfen, Verträge per DocuSign versenden, Reisen für die nächste Woche buchen.
- Mittwoch. Belege einsammeln, Lohnabrechnung vorbereiten, Post und Pakete im Büro, Dienstleister koordinieren.
- Donnerstag. Team-Event oder Leadership-Retreat vorbereiten, Termine und Reisen für Niklas, Burak und Ken, Geschenke für Geburtstage im Team.
- Freitag. Offene Punkte der Woche schließen, Kalender der nächsten Woche bereinigen, kurzer Wochenbericht an Carl und Lars.
- Jeden Tag. Die Action Items aus den Calls vom Vortag abarbeiten, die ein Agent abends zusammenstellt.
Rund die Hälfte der Woche arbeitest du im Büro in Hamburg-Rotherbaum, die andere remote. Die Bürotage stimmen wir gemeinsam ab. Deshalb wohnst du in Hamburg oder Umgebung: Post, Belege und Dienstleister brauchen regelmäßig eine Person vor Ort.
Mit wem du arbeitest
Mit diesen Leuten arbeitest du jeden Tag.
Strategie, Vertrieb und Content. Viel unterwegs, entscheidet schnell.
Team, Finanzen und Verträge. Mit Lars klärst du Buchhaltung und Lohnabrechnung.
Abläufe und KI-Agenten im ganzen Unternehmen.
Führt die Teams, die unsere Kunden betreuen.
Führt unser Conversion-Geschäft.
Ein klares Fixum und eine Einarbeitung, die schon steht.
- 45.000 bis 52.000 EUR Fixum, je nach Erfahrung.
- Rund die Hälfte der Woche remote, die andere Hälfte mit eigenem Platz im Büro in Hamburg-Rotherbaum.
- Eine Einarbeitung, die schon steht: Für die wiederkehrenden Aufgaben (Kalender, Postfach, Reisen, Stripe, DocuSign und mehr) liegen Loom-Videos im Assistenz-Handbuch.
- KI-Agenten, die dir zuarbeiten: jeden Abend die Action Items aus den Calls, Mail-Entwürfe für das Postfach, vorsortierte Belege.
- Team-Event einmal im Jahr (2026 in Nizza), Wellpass.
- Direkte Wege: Du sprichst jeden Tag mit den beiden Geschäftsführern und dem Leadership-Team.
Kernarbeitszeit von 9 bis 18 Uhr mit etwas Gleitzeit, 40 Stunden in Vollzeit, weil es während dieser Zeit eine feste Ansprechperson braucht. Wenn es eilig ist, bist du auch spontan erreichbar, auch mal am Wochenende. Start, sobald deine Kündigungsfrist es erlaubt.
Passen wir zueinander?
Daran erkennst du, dass die Stelle zu dir passt.
Diese Stelle passt zu dir, wenn:
- Du seit Jahren Kalender, Reisen und Belege für jemanden führst und dabei kaum Fehler machst.
- Du eine Aufgabe einmal bekommst und sie dann einfach erledigt ist, ohne dass jemand nachfragt.
- Du direkte Sprache magst. Wir sind direkt, nie respektlos.
- Du lieber eine Sache perfekt machst als zehn Sachen halb.
- Dich zwei Gründer, die viel reisen und viel wollen, eher anspornen als stressen.
- Du auch Persönliches gern übernimmst und spontan da bist, wenn es eilig ist.
Was du mitbringst:
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz, im Sekretariat oder im Office-Management.
- Vollzeit, Wohnsitz in Hamburg oder Umgebung, rund die Hälfte der Woche im Büro.
- Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1/C2), Englisch sicher im Schriftverkehr.
- Sicher mit Google Workspace oder Microsoft 365, Kalender, Tabellen, PDF.
- Absolute Diskretion: Du siehst Verträge, Zahlen und Privates.
Gern, aber kein Muss: kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Lohnabrechnung, DATEV, Stripe oder DocuSign, Führerschein.
Vier Schritte, klare Antwort.
-
1
Bewerbung.
Name, Kontakt und zwei kurze Fragen. 60 Sekunden.
-
2
Unterlagen.
Link zu Lebenslauf oder LinkedIn und ein kurzes Loom-Video von rund 5 Minuten. Dazu dein möglicher Start und deine Gehaltsvorstellung. Rund 10 Minuten, am besten am Rechner.
-
3
Gespräch mit Carl.
30 Minuten per Video.
-
4
Zwei Stunden im Büro in Hamburg.
Eine Aufgabe aus dem echten Alltag und Kennenlernen mit Lars. Danach Entscheidung innerhalb von 24 Stunden.
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) · Vollzeit in Hamburg · Antwort innerhalb einer Woche
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